PDF - Pengertian, Kelebihan dan Cara Membuatnya

Daftar Isi Tampil
PDF - Pengertian, Kelebihan dan Cara Membuatnya

Tutorku.my.id - File dengan format PDF merupakan format yang direkomendasikan ketika kamu ingin mengirim suatu laporan ataupun dokumen yang berbentuk ketikkan. Pada artikel kali ini kita akan membahas mengapa format ini direkomendasikan serta bagaimana cara menyimpan file word menjadi pdf tanpa aplikasi tambahan.

Pengertian PDF

PDF atau Portable Document Format merupakan salah satu format atau jenis file yang digunakan untuk berbagai jenis keperluan. File dengan format ini biasanya bisa berupa teks, gambar, halaman web, screenshoot, hingga foto. File jenis ini biasanya memiliki ciri khas konten yang ada di dalamnya tidak bisa diedit lagi.

Keuntungan

Ketika saya mengatakan bahwa PDF merupakan format file yang direkomendasikan, tentu bukan tanpa alasan. Berikut adalah beberapa kelebihan dan keuntungan menggunakan file jenis ini.

  1. Isi di dalam dokumen tidak akan berantakan ketika dibuka di komputer atau perangkat jenis lain.

Pernah tidak ketika kalian mengirim sebuah dokumen yang berformat .DOCX entah itu melalui email ataupun layanan chat lainnya, ketika dokumen tesebut dibuka isi dalam file tersebut berantakan.

Berantakan disini contohnya adalah spasi yang menjadi ganda atau hilang, format tab menjadi berantakan, letak gambar menjadi kacau dan yang lainnya. Ini terjadi karena perbedaan kompatibilitas dari perangkat yang membuka file tersebut.

Maksudnya kompatibilitas adalah versi software yang digunakan untuk membuka dokumen tersebut tidak cocok. Atau bisa saja ketika kamu mengirim file melalui email atau layanan chat, terjadi kompresi data yang menyebabkan isi file kamu menjadi berantakan seperti yang disebutkan diatas.

Dengan menggunakan format PDF, maka isi dalam file kamu tidak akan berantakan. Ini disebabkan karena pdf akan mengunci fitur editing secara default. Oleh karena itu ketika kamu mengirimkan dokumen melalui email, isi atau konten dalam dokumen tersebut tidak akan berubah.

  1. Dapat dibuka di berbagai perangkat dengan mudah

Format file PDF sendiri merupakan jenis file yang memiliki fleksibilitas yang tinggi dimana dapat dibuka di berbagai jenis perangkat, mulai laptop, komputer, hingga perangkat mobile. Ini akan memudahkan kita dalam mengakses dan membuka file tersebut.

Kalau di perangkat desktop seperti laptop dan komputer, file jenis ini bisa dibuka dengan menggunakan browser bawaan windows yaitu Microsoft Edge. Selain itu rata-rata browser yang ada seperti Chrome, Mozila dan lain lain juga bisa membuka file jenis ini dengan mudah.

Sementara di perangkat mobile, kita bisa menggunakan aplikasi Google Drive atau browser Google Chrome juga. Jika kamu ingin menggunakan aplikasi lain yang lebih lengkap, kamu bisa menemukannya di Appstore atau google play store.

  1. Dapat diberi kata sandi sehingga keamanan file lebih terjaga

Untuk file atau dokumen yang berharga atau penting, kamu bisa memberikan kata sandi atau password. Ini akan membuat keamanan dari file tersebut akan jauh lebih terjamin. Jadi ketika kamu mengirimkan file yang ‘rahasia’, maka kamu bisa memberikan password sehingga mencegah orang lain untuk mengakses file tersebut.

Kekurangan

Selain kelebihan yang sudah saya sebutkan diatas, file jenis PDF ini juga memiliki beberapa jenis kekurangan.

  1. Tidak dapat diedit langsung tanpa software tambahan

File format ini memiliki konten yang tetap dan tidak memiliki fitur untuk mengedit secara default, selain menjadi kelebihan, ini juga menjadi kekurangan dari file PDF. Karena di beberapa kondisi kita ingin mengedit atau mengubah konten yang ada di dalam file jenis ini, misalnya kita mengisi formulir.

Namun karena file jenis ini tidak mendukung pengeditan secara default, maka kita harus menggunakan aplikasi atau software pihak tamabahan lain. Selain itu kita juga bisa mengubah filenya menjadi file .DOCX lalu melakukan pengeditan seperti biasa.

Ini akan terasa sedikit lebih rumit dibanding file jenis lain contohnya .DOCX yang bisa langsung diedit.

  1. Terjadi penurunan kualitas konten pada beberapa kondisi

Ketika kamu mengubah file awal menjadi format pdf akan terjadi kompresi terhadap konten yang ada di dalamnya. Contoh saja ketika file kamu berisi gambar, maka setelah menjadi PDF maka gambar tersebut tidak memiliki kualitas yang sama seperti gambar aslinya.

Ini tidak terjadi di semua kesempatan, ini hanya terjadi di beberapa kondisi dimana kita melakukan kompresi untuk mendapatkan ukuran yang diinginkan.

Cara Mengubah File Word menjadi PDF

Berikut adalah cara mengubah file word atau format .docx menjadi format PDF tanpa menggunakan software tambahan.

  1. Silahkan buka file yang ingin kalian jadikan PDF di Microsoft Word
  2. Pilih menu File
  3. cara-mengubah-file-word-menjadi-pdf-tanpa-software-tambahan
  4. Kemudian pilih Export
  5. cara-mengubah-file-word-menjadi-pdf-tanpa-software-tambahan
  6. Pilih Create PDF/XPS
  7. cara-mengubah-file-word-menjadi-pdf-tanpa-software-tambahan
  8. Selanjutnya kalian tinggal menentukan tempat file itu akan disimpan dan nama dari file tersebut
  9. cara-mengubah-file-word-menjadi-pdf-tanpa-software-tambahan
Note

Terdapat dua pilihan untuk menyimpan file yaitu:

Standar yaitu file kalian akan tersimpan dalam ukuran yang normal dan tingkat kompresi yang rendah.

Minimum Size yaitu file kalian akan tersimpan dalam ukuran yang lebih kecil. Gunakan pilihan minimum size ketika kalian ingin mendapatkan ukuran file yang paling minimum.

  1. Jika sudah klik Publish
  2. Dan file kalian sudah tersimpan dalam bentuk PDF

Itu tadi artikel mengenai cara menyimpan file menjadi pdf di Microsoft Word, jika ada pertanyaan atau atau kalian masih belum memahami, silahkan tanyakan di kolom komentar di bawah. Terima kasih!