Cara Menulis dan Mengirim Email yang Professional

Daftar Isi Tampil
Cara Menulis dan Mengirim Email yang Professional

Tutorku.my.id - Email merupakan salah satu media komunikasi yang banyak digunakan pada masa digital sekarang. Banyak hal yang dapat kita lakukan dengan email, salah satunya adalah mengirim surat lamaran pekerjaan dan mengirimkan tugas atau laporan kepada guru dan dosen. Ketika kita akan mengirim emai dengan orang penting, tentu kita harus terlihat professional dan sopan.

Pada artikel kali ini kita akan belajar cara membuat email yang professional. Buat kamu yang belum punya akun email, silahkan baca dulu artikel Tutorial Cara Membuat Akun Gmail Baru di Komputer, Android, IOS Update 2020. Buat kamu yang udah punya akun email, yuk langsung aja ke artikelnya!

Ikuti Format yang Ditentukan

Ketika kamu mengirimkan email untuk lamaran pekerjaan atau tugas sekolah, biasanya akan diberikan format yang harus dikirimkan. Format disini contohnya adalah subjek yang harus diisi, jenis file yang harus dikirim, apakah perlu perkenalan di body email, dan yang lainnya. Jika kamu sudah diberikan format seperti itu, maka ikuti format yang diberikan. Salah satu ketentuan email yang professional adalah mengikuti ketentuan yang ada.

Jangan Gunakan Foto Profil yang Aneh

Jika kamu mengirim email untuk melamar pekerjaan, maka lebih baik kamu menggunakan foto profil yang terlihat professional. Professional disini bukan berarti kamu memasang pasfoto kamu, melainkan foto yang memperlihatkan dengan jelas wajah kamu. Tapi jika kamu ingin menggunakan pasfoto sebagai foto profil kamu itu tidak akan menjadi masalah. Yang terpenting adalah foto profil kamu memperlihatkan mukamu dengan jelas dan tidak menggunakan gambar yang aneh-aneh apalagi mengandung SARA.

Selain itu, jangan biarkan foto profil kamu kosong, karena akan membuat kesan bahwa akun email yang kamu gunakan untuk melamar pekerjaan tidak professional.

Gunakan Nama dan Alamat Email yang Professional

Jangan gunakan nama dan alamat email yang aneh seperti [email protected] atau [email protected] tetapi gunakanlah alamat email yang professional. Contoh alamat email yang professional bisa menggunakan nama lengkap kamu, nama kamu ditambah angka dibelakangnya namun tetap tidak berlebihan.

Saran saya, kamu harus memiliki satu akun email professional yang alamat email dan namanya merupakan nama asli kamu. Ini bertujuan untuk mengirim hal-hal penting seperti laporan, lamaran pekerjaan dan yang lainnya. Hal ini penting karena sebelum email lamaran pekerjaan kamu dibaca, akan ada tahap seleksi awal terlebih dahulu. Jika alamat email dan nama akun kamu sudah nyeleneh, kemungkinan besar email kamu tidak akan dibuka.

Gunakan Subject yang Sesuai

Subjek ibarat judul pada suatu email, oleh karena itu gunakanlah subjek yang baik dan benar. Subjek yang dikatakan baik dan benar jika subjek tersebut bisa menggambarkan :

  • Tujuan dan maksud
  • Pengirim
  • Data penting lainnya
Contohnya adalah ketika kamu ingin melamar pekerjaan, maka subjek kamu harus berisi tujuan kamu yang mana adalah Melamar pekerjaan dan posisi yang ingin kamu lamar. Ini akan memudahkan penerima email untuk mencari dan mengurutkan email kamu.

Body Email

Salah satu yang sangat riskan dan tricky adalah bagian body email. Beberapa orang mengatakan jangan mengetik teks terlalu panjang pada body email, karena body email hanya berfungsi sebagai kata-kata pembuka saja. Ini akan sesuai jika email tersebut merupakan email tentang lamaran pekerjaan dan pengumpulan laporan atau tugas. Tapi jika email kamu bertujuan untuk sekadar berkomunikasi dengan teman, maka tidak masalah untuk menulis teks yang panjang.

Kalau emailmu tentang lamaran pekerjaan atau tugas, maka kamu bisa mengisi bagian body email dengan salam pembuka, sedikit penjelasan maksud dari email tersebut dan diikuti dengan penutup.

Lampiran File yang Sesuai

Ketika mengirim email lamaran pekerjaan atau tugas, jangan pernah menuliskan surat lamaran pekerjaan kamu di dalam body email, tetapi jadikan file pdf dan lampirkan pada email tersebut. Seperti yang saya tulis diatas, ketika kamu mengirim email untuk melamar pekerjaan, body email hanya berfungsi sebagai kata-kata pembuka dan maksud dari mengirim email tersebut. Untuk surat lamaran pekerjaan, CV serta sertifikat pendukung lainnya lebih baik kamu lampirkan dalam bentuk file.

Format file yang biasanya paling dianjurkan adalah .PDF untuk dokumen dan .jpg .png untuk gambar. Kenapa PDF? Karena pdf merupakan format file yang konten atau isi didalamnya tidak akan berubah ketika dikirim menggunakan email. Ketika kamu mengirim format doc melalui email, ada kemungkinan isi atau konten dalam file tersebut akan berantakan tampilannya. Bisa saja spasinya jadi double atau paragraf kamu berantakan.

Gunakan Signature

Signature atau tanda tangan digital pada email merupakan salah satu elemen penting untuk membuat emailmu terlihat lebih professional. Tambahkan signature pada akhir bagian email yang menyertakan nama, kontak yang bisa dihubungi dan kamu juga bisa menambahkan foto. Jika kamu ingin pembahasan mengenai signature dan cara membuatnya, silahkan klik link dibawah.

Teliti, Minimalkan Kesalahan

Yang terakhir adalah teliti sebelum mengirim email. Pastikan semua kata sudah benar dan tidak typo, pastikan subjek dan alamat penerima email sudah benar. Cek juga lampiran-lampiran yang kamu kirim. Jika semua sudah perfect, maka kamu bisa mengirim email tersebut.

Sekian artikel kali ini tentang cara berkirim email yang lebih professional, semoga bermanfaat untuk kamu yang ingin mengirim surat lamaran pekerjaan atau laporan. Jika ada pertanyaan silahkan tanyakan di komentar di bawah dan terima kasih sudah membaca!