6 Hal Penting Yang Perlu Kamu Perhatikan Ketika Mengirim Email

Daftar Isi Tampil
6 Hal Penting Yang Perlu Kamu Perhatikan Ketika Mengirim Email

Tutorku.my.id - Email merupakan salah satu media komunikasi yang sering digunakan pada masa sekarang. Peran email sekarang sudah sangat luas, mulai dari berkirim pesan kepada orang lain, mendaftar akun sosial media hingga mengirim laporan dan lamaran pekerjaan bisa dilakukan dengan menggunakan email. Pada kesempatan kali ini saya akan memberikan beberapa hal penting ketika menulis email.

Menulis Email di Gmail

Kamu bisa menulis email dengan Gmail atau platform surat elektronik lain, namun pada artikel kali ini kita akan menggunakan Gmail karena sudah sangat terkenal dan umum di mata publik. Untuk menulis email, kamu langsung bisa buka website Gmail dan pilih tombol Tulis yang ada di pojok kanan atas.

Alamat Penerima Email

Yang pertama adalah alamat email penerima. Pastikan bahwa alamat email yang kita masukan sudah benar, karena sama halnya dengan mengirim surat pada jaman dulu. Ketika alamat si penerima salah, maka pesan tidak akan pernah sampai. Selain itu, kita juga bisa mengirim email ke banyak penerima sekaligus. Kita tinggal memasukkan beberapa alamat email pada kolom Kepada ketika mengirim email.

Subjek

Subjek dalam email bisa dibilang sebagai judul dari email itu sendiri. Ketika seseorang menerima email, yang pertama muncul adalah subjek. Oleh karena itu pastikan kamu menulis subjek dengan jelas dan sesuai. Jika kamu mengirim tugas, ikuti format yang diberikan guru atau dosen mengenai subjek pada email kamu.

Namun jika tidak diberikan format yang pasti, kamu bisa menggunakan format Judul Tugas - Nama Lengkap - Kelas - No Siswa. Itu adalah contoh format subjek dalam pengiriman tugas atau laporan sekolah. Berbeda lagi jika email akan digunakan untuk mengirim surat lamaran pekerjaan.

Jika kamu ingin mengirim surat lamaran pekerjaan, maka kamu bisa menggunakan format subjek Melamar Posisi ## - Nama Lengkap. Kamu bisa mengganti ## dengan posisi yang ingin kamu lamar. Subjek juga berperan penting ketika kita ingin mencari suatu email. Oleh karena itu pastikan pula subjek kamu sesuai dengan isi dari email yang kamu kirim.

CC dan BCC

CC atau Carbon Copy dan BCC atau Blind Carbon Copy merupakan salah satu metode untuk meneruskan email ke orang lain. Jika kamu mengirim email ke atasan dan banyak teman kerja, jangan menuliskan alamat email teman kerja kamu di kolom Kepada, cukup tulis email atasan kamu saja. Sementara itu untuk email teman kerja kamu, kamu bisa menggunakan kolom CC.

Jadi atasan kamu akan berperan sebagai penerima utama, dan rekan kerja kamu akan berperan seperti tembusan. Untuk membaca materi tentang CC dan BCC lebih lengkap kamu bisa klik dibawah.

Format File yang Dikirim

Ketika mengirim email untuk laporan atau tugas, tentu kamu akan melampirkan file-file. Usahakan untuk melampirkan file dalam bentuk PDF, jangan dalam bentuk doc. Ini dikarenakan dalam beberapa kesempatan, ketika kamu mengirim file dalam bentuk .doc, saat file tersebut dibuka di komputer lain konten dan tulisan yang ada di dalam file tersebut akan berantakan.

Entah spasinya yang terlalu banyak atau elemen lain yang berubah ukuran bisa terjadi ketika kamu mengirim dokumen dalam bentuk .doc. Oleh karena itu kita lebih baik menggunakan format PDF agar elemen dan konten yang ada di dalam file tidak berubah.

Tapi semua kembali lagi ke suruhan tentang mengirim tugas/laporan tersebut. Jika memang disuruh mengirim dalam format .doc, maka tidak masalah.

Waktu Mengirim Email

Memang tidak ada aturan tertulis mengenai waktu yang tepat untuk mengirimkan email, namun untuk menghormati orang yang akan kita kirimi email, sebaiknya jangan mengirim email pada jam malam, lebih tepatnya jam tidur malam. Selain terkesan tidak sopan, kadang beberapa orang memakai akun email yang sama di HP mereka. Akan sangat tidak menyenangkan ketika jam 12 malam muncul notifikasi email kan?

Poin ini akan sangat berpengaruh ketika kamu ingin mengirimkan tugas atau laporan kepada guru atau dosen. Memang tidak ada salahnya mengirim pada jam berapapun, namun sebagai orang yang paham akan tata krama sebaiknya kita tidak mengirim ketika jam-jam malam. Menurut saya waktu maksimal untuk mengirim email adalah jam 9 malam.

Signature

Signtaure dalam Gmail

Signature atau tanda tangan dalam email merupakan elemen yang lumayan penting. Kamu dapat menyisipkan tanda tangan digital pada emailmu untuk lebih terlihat professional. Kamu dapat menyisipkan tanda tangan berupa kata Regards diikuti dengan foto kamu. Untuk cara membuat signature di Gmail kamu bisa klik disini.


Itu tadi 6 hal penting yang perlu kamu perhatikan ketika menulis email. Jika ada pertanyaan silahkan tanyakan di kolom komentar, semoga artikel ini bermanfaat!